השוק התחרותי של ימינו בשילוב הלקוחות התובעניים מחייב בעלי עסקים קטנים ובינוניים כאחד לנהל מוקד טלפוני או מוקד תמיכה כאמצעי לשמירה על קשר על קהל לקוחותיהם וכאמצעי לספק שירות זמין וערוצי תקשורת ללקוחות. בהכירם בצורך בפונקציות עסקיות כאלה שעלותן גבוהה הם מוצאים את עצמם לעיתים בניסיון לאזן בין הצורך במתן שירות ברמה גבוהה עם הצורך לחסוך בעלויות.
ניתן למצוא בשוק תוכנות רבות לניהול מערך מוקד טלפוני ומוקד טכני שמציעות פתרונות מקיפים לצרכים כאלה, מתאימות בדרך כלל לניהול מערכים בהיקף נרחב. אולם, בניסיון להימנע מפתרונות יקרים שלפעמים מצריכים שדרוג ממשקים שמצריכים הוצאות כספיות נוספות, מרבית בעלי העסקים הקטנים והבינוניים פונים לפתרונות חלופיים.
מספר חברות תכנות מציעות תוכנות בסיסיות בחינם או בתשלום סמלי. בין תוכנות אלה תוכלו למצוא את EasyDesk Helpdesk , Quad Help Desk, Freeware HelpDesk, CentreDesk Group, ונוספים הן מהוות פתרון מצוין למי שיש להם צרכים בסיסיים בתחום.
השימוש בתוכנות אלה יאפשר לכם:
• לתעד במאגר את כל השיחות הנכנסות
• לראות שיחות פתוחות או שיחות לפי לקוח או לפי עובד
• לאפשר למספר נציגים לעבוד סימולטנית על אותו מאגר נתונים
• להפיק מספר דוחות ניהוליים כדי לנתח ולשפר את תפקודי העסק
• לבנות ולנהל בסיס לקוחות
אין צורך לומר, חברות תכנות שונות ותוכנות שונות מציעים מאפיינים שונים והרשימה שלעיל כוללת רק כמה מהמאפיינים היותר נפוצים המוצעים על ידי מרבית התוכנות למרכזי תמיכה ומוקדים טלפוניים.
אולם, בחיים אין טוב בלי רע. היתרונות ברורים- תוכלו לבנות ולנהל בסיס לקוחות ולנהל מערך שיחות נכנסות של לקוחות בהוצאות מינימאליות אם בכלל. מאידך, המאפיינים המוצעים בתוכנות אלה הם בדרך כלל בסיסיים ופשוטים, לפעמים עד לרמה הבסיסית ביותר.
יחד עם זאת, עבור מי שיש להם צרכים בסיסיים או מקורות כספיים מוגבלים תוכנות אלה יכולות בהחלט להוות פתרון הולמים לעסק הנמצא בשלביו הראשונים.